معرفي واحد:
براساس تشكيلات وزارت بهداشت، درمان وآموزش پزشكي و نياز دانشگاهها به ارزشيابي و مديريت اسناد ، واحد اسناد دانشگاه زير مجموعه حوزه رياست دانشگاه در محل سايت پرديس تشكيل وبا بهره گيري از تجربيات و نظرات كارشناسان اسناد وزارت متبوع وسازمان اسناد وكتابخانه ملي بر اساس دستورالعملهاي ابلاغ شده فرايند مديريت اسناد را پيگيري مي نمايد.
مديريت اسناد:
عبارت است از تهيه و تنظيم و اجراي برنامه ي لازم براي تسهيل و تسريع و دست يافتن به اسناد و مدارك مورد نياز از مرحله ايجاد نامه تا اقدام آن و همچنين امحاء اسناد زائد. بطور كلي مديريت اسناد از شش شاخه به شرح زير تشكيل مي شود:
1- مديريت پرونده‌ها
2- مديريت فرم ها.
3- مديريت گزارش ها.
4- مديريت دستورالعمل وآيين‌نامه‌ها.
5- مديريت مكاتبات.
6- مديريت ارسال و مراسلات.
7- مديريت اسناد.
كاركرد و بخش‌هاي مديريت اسناد
براي مديريت اسناد شش كاركرد برشمرده‌اند :
1. مديريت پرونده‌ها. يكي از بخش‌هاي مهم مديريت پرونده‌ها سيستم بايگاني است؛ وظيفه آن شناسايي و بازيابي سريع اسناد و پرونده‌ها؛ مراقبت از اسنادي كه هنگام تفكيك نيازمند حفاظت ويژه هستند؛ و تضمين درك آسان استفاده‌كننده از پرونده‌هاست.روش‌هاي مختلفي براي بايگاني وجود دارد، اما اساسآ سه روش براي سازماندهي به پرونده‌ها در اغلب سازمان‌ها اعمال مي‌شود: الف) روش عددي. در اين روش به تمامي وظايف، رديف‌هاي اسناد، و موضوع هر سند، شماره مسلسل داده مي‌شود. با افزايش تعداد موضوع‌ها، به هر موضوع علاوه بر شماره، يك پيوست الفبايي با يك كليدواژه داده مي‌شود و سپس آنها را بر اساس عنوان موضوع‌ها مرتب مي‌كنند. در پرونده‌هاي كارگزيني هنگام به‌كارگيري اين روش، استفاده از پيوست الفبايي ضروري است؛ ب) روش الفبايي. اين شيوه در سازمان‌هاي كوچك با پرونده‌هاي اندك به‌كار مي‌رود. در اين شيوه، موضوع‌هاي اصلي و مواردي كه ذيل آنها قرار مي‌گيرد، به شكل الفبايي تنظيم مي‌شوند و هيچ شماره‌اي به آنها اختصاص نمي‌يابد؛ و ج) روش الفبايي - عددي. يكي از متداول‌ترين روش‌هاي پرونده‌سازي است كه در آن حروف واعداد، با هم، براي تنظيم پرونده‌ها در سازمان‌ها به‌كار گرفته مي‌شوند.
2. مديريت فرم‌هاي اداري. فرم‌ها به سازماندهي، جمع‌آوري، و انتقال اطلاعات كمك مي‌كنند و چنانچه دقيقآ بر اساس ساختار سازماني طراحي شوند موجب اصلاح روند كار، افزايش كارآيي و بهره‌وري، و كاهش هزينه‌هاي سازمان خواهد شد. امروزه دخالت رايانه، تنوع بسياري به توليد فرم‌ها بخشيده است. براي سهولت در بازيابي و كنترل نيز، فرم‌هاي ويژه‌اي طراحي مي‌شود.از آنجا كه مديريت فرم‌ها شامل وظايف گوناگوني مي‌شود و هيچ‌كس به‌تنهايي از عهده اين وظايف برنمي‌آيد، در سازمان‌ها سيستمي باعنوان "برنامه مديريت فرم‌ها" طراحي و اجرا مي‌شود. عمده‌ترين هدف‌هاي برنامه مديريت فرم‌ها عبارتند از: الف) تشخيص روزآمد بودن فرم‌ها، ب) طراحي فرم‌هاي جامع با درهم آميختن فرم‌هاي مشابه براي بهبود و تسريع پردازش اطلاعات، ج) تعيين اقتصادي‌ترين روش در بازتوليد اطلاعات، و د) اطمينان از دسترسي به فرم‌ها در هرزمان و مكان.معمولا "برنامه مديريت فرم‌ها" از سه بخش تشكيل مي‌شود كه با آميختن آنها مي‌توان اهداف سازماني را محقق ساخت. اين سه بخش عبارتند از: الف) بخش كنترل فرم‌ها كه كار بررسي، طراحي، و تركيب فرم‌ها را انجام مي‌دهد؛ ب) بازتوليد و نگهداري؛ و ج) توزيع
3. مديريت گزارش‌ها. يكي از راه‌هاي اداره منابع و انتقال اطلاعات، توليد گزارش است و گزارش در هر سازمان از طريق جمع‌آوري اطلاعات انجام مي‌گيرد. در سازمان‌ها سيستم‌هاي گزارش اهميت فوق‌العاده‌اي دارند، زيرا هيچ گزارشي خارج از سيستم گزارشي، توليد نمي‌شود و يا مورداستفاده قرار نمي‌گيرد. حتي گزارش‌هاي يك برگي و مختصر نيز به عنوان قسمتي از سيستم گزارش، به پژوهشگران در گزينش، تنظيم، و استفاده از اطلاعات كمك مي‌كندمديران سازمان مي‌توانند با استفاده از سيستم گزارش، بهتر تصميم‌گيري كنند. فقط مشكل در اين است كه از ميان اطلاعات به‌دست آمده، كدام‌يك را برگزيند. به‌دليل هزينه سرسام‌آور اداره سيستم‌هاي گزارشي و ناآگاهي مديران سازمان‌ها از نحوه كسب اطلاعات، فكر طراحي "برنامه مديريت گزارش‌ها" مطرح شده است. هدف اصلي اين برنامه، بهبود كيفي سيستم‌هاي گزارشي و كاهش هزينه ايجاد اين سيستم‌ها بود. اهداف ديگر اين برنامه نيز عبارتند از: شناخت نيازهاي اطلاعاتي مديران سازمان‌ها؛ جمع‌آوري، تنظيم، وبايگاني اطلاعات با بهره‌گيري منطقي از كارمندان، تجهيزات و بودجه سازمان؛ جلوگيري از نوشتن گزارش‌هاي بدون استفاده و غيرمفيد؛ هماهنگ‌سازي وظايف مديريت گزارش‌ها با ساير مديريت‌هاي سازمان؛ ارزيابي گزارش‌ها براي اطمينان از اجراي اقتصادي و سودمند وظايف سازمان؛ و كاهش هزينه گزارش‌ها. به‌كارگيري اصول مديريت گزارش‌ها اين امكان را خواهد داد كه اطلاعات در حد مطلوب و كافي جمع‌آوري و نگهداري شوند.
4. مديريت آيين‌نامه‌ها. هدف اين شاخه ايجاد شيوه قابل اطميناني است كه با استفاده از آن بتوان به كليه اطلاعات مربوط به قوانين و مقررات، و سياست‌ها و رويه‌هاي موجود در هر موضوع دست يافت. سياست‌ها و رويه‌ها نوعي آيين‌نامه است و آيين‌نامه منبعي است كه كاركنان سازمان را با وظايف خود آشنا مي‌كند. بيان رويه‌ها در آيين‌نامه‌ها به تصميم‌گيري‌ها قوام مي‌بخشد و اجراي كار را يكپارچه مي‌سازد. دو نوع آيين‌نامه وجود دارد: آيين‌نامه دائمي و آيين‌نامه موقت. آيين‌نامه دائمي هدف‌هاي درازمدت سازمان را دنبال مي‌كند و داراي ارزش مراجعه مستمر است؛ حال آنكه آيين‌نامه موقت، ناپاپدار و زودگذر است. آيين‌نامه‌ها بايد به شيوه منطقي تنظيم شوند تا كارمندان به سهولت بتوانند به اطلاعات موردنظر خود دست يابند.براي دستيابي به اطلاعات صحيح، برنامه‌اي باعنوان "برنامه مديريت آيين‌نامه‌ها" نوشته شده است. اين برنامه دو كاركرد عمده دارد: الف) تشكيل و راه‌اندازي سيستم آيين‌نامه‌اي سازمان؛ ب) بررسي آيين‌نامه و نظارت بر آنها. سيستم‌هاي آيين‌نامه‌اي به دو شكل تك‌سطحي و چندسطحي هستند. براي طبقه‌بندي آيين‌نامه‌ها از طرح طبقه‌بندي موضوعي استفاده مي‌شود. طرح طبقه‌بندي آيين‌نامه‌ها بر اساس ويژگي‌هايي چون جامعيت، انعطاف‌پذيري، منطقي بودن، و محدوديت انجام مي‌گيرد. در سيستم مديريت آيين‌نامه‌ها، توليد مجدد و پخش و بايگاني آيين‌نامه‌ها فوق‌العاده اهميت دارد .
5. مديريت مكاتبات. وظايف آن عبارتند از: اصلاح كيفيت نامه‌هاي اداري، ايجاد ضوابط و معيارهاي صحيح در مكاتبات اداري، به‌كار بردن روش‌هاي نو براي اداره نامه‌ها، و تسهيل نگارش اداري از طريق تهيه و توزيع نامه‌هاي يكسان براي استفاده واحدهاي مختلف سازمان .
6. مديريت ارسال و مراسلات. منظور از آن، مجموعه روش‌هاي عملياتي براي نگهداري، تنظيم، و طبقه‌بندي اسناد به‌منظور تسريع و تسهيل مراجعه به آنهاست.
7. مديريت اسناد
سند در لغت به معني تكيه گاه و هر چيزي است كه بتوان به آن استناد كرد. در فرهنگ اداري حاصل خدمت و كاري است كه از طرف افراد و سازمان ها بصورت نوشته يا صورتهاي شناخته شده تهيه و تنظيم شده باشد.
...