چرخه اسناد:
تمامي مكاتبات و سوابق سازمانها در يك چرخه به شكل زير به گردش مي افتد :
1- مرحله ايجاد : هدف در اين مرحله كنترل و كاهش توليد اسناد است و اهم تمهيدات و اقداماتي كه در اين مرحله براي رسيدن به هدف راهگشا مي باشد ، عبارتند از :
-بكارگيري و جلوگيري از تكثير بي رويه و بي دليل اسناد
-كنترل دريافت اسناد
-بكارگيري روشهاي استاندارد و متحد الشكل در ايجاد مكاتبات
-استاندارد نمودن فرمها
-استاندارد نمودن فرم نامه
-استاندارد نمودن نوع كاغذ و پوشه
2-مرحله بكارگيري و استفاده : هدف در اين مرحله دسترسي آسان اطلاعات و همچنين تدوين اصول و روشهاي تشكيل پرونده ، راكد سازي و تهيه تجهيزات مناسب ضروري مي باشد.
3-مرحله امحاء: هدف در اين مرحله امحاء مي باشد و به همين جهت از اين واژه به معناي امحاء استفاده شده است . اما در وظايف مديريت اسناد در اين مرحله انتقال اسناد واجد ارزش به آرشيو ملي نيز پيش بيني شده است . حتي در صورت كنترل شديد و اصولي در ايجاد و همچنين اتخاذ بهترين روشها و بكارگيري پيشرفته ترين تجهيزات در مرحله دوم ، انباشت اسناد راكد پيامد جبري خواهد بود و عمده ترين و پيچيده ترين مشكلات مديران اسناد در اين مرحله مشهود مي شود كه خود ناشي از عملكرد مديران اسناد در مراحل قبل مي باشد . بدين معنا كه اتخاذ تصميمات صحيح و اجراي كامل ودقيق آنها در مراحل قبل مشكلات كمتري در آينده در پي خواهد داشت .
وظايف مديريت اسناد در اين مرحله عبارت است از :
-ايجاد واحد بايگاني راكد و تدوين مقررات آن .
-ايجاد سيستم راكد سازي اسناد و پرونده ها .
-تنظيم دستورالعملهاي اجرايي براي مديران قسمتهاي مختلف سازمان جهت انتقال پرونده هاي راكد .
-ارزشيابي اوليه و تعيين ارزشهاي اداري و استنادي اسناد .
-هماهنگي با آرشيو ملي جهت ارزشيابي ثانويه و انتقال اسناد واجد ارزش دائمي به آرشيو ملي.
-تعيين مدت زمان نگهداري اوراق و پرونده ها در دستگاه .
-اخذ مجوز امحاء از شوراي آرشيوي .
-اجراي مصوبات شوراي آرشيوي در خصوص انتقال اسناد يا امحاي اوراق .
...