چالش ها:

مشكلات و معضلات در راستاي چالش هاي سيستم مديريت اسناد:

وجود معضلات و مشكلاتي كه به ترتيب زير باعث گرديده تا لزوم ايجاد سيستم مديريت اسناد محسوس و اجتناب ناپذيرگردد :

2- كوتاه بودن عمر اسناد كاغذي كه به طور متوسط 10 الي 15سال مي باشد .

2- امكان صدمه ديدن و پاره شدن اسناد كاغذي در حين استفاده از اطلاعات مكتوب بر اسناد .

3- نياز به بايگاني هاي عريض و طويل جهت حفظ و نگهداري اسناد كاغذي كه در حجم زياد وجود دارند .

4-احتمال مفقود، معدوم و يا مخدوش شدن اطلاعات مكتوب بر اسناد كاغذي كه در اين صورت هيچ منبع ديگري جهت استعلام صحت اطلاعات و تكميل اطلاعات موجود به شكل اسناد كاغذي وجود نخواهد داشت.

5-احتمال وقوع حوادث قهريه اعم از آتش سوزي، زلزله، سيل، جنگ، سرقت و ... كه باعث از ميان رفتن اصل اطلاعات موجود به صورت اسناد كاغذي خواهد شد و ديگر امكان دستيابي به اصل اطلاعات وجود نخواهدداشت .

6- پائين بودن سرعت بازيابي اطلاعات و در نتيجه كاهش سرعت در انجام امور اطلاع رساني كه اين خود باعث صرف وقت زياد و افزايش هزينه هاي جاري خواهد شد .

7- عدم وجود امكان استفاده از اطلاعات اسناد تك نسخه اي كه براي مثال مي توان از كتب خطي نام برد.

8- عدم وجود امكان ارائه خدمات اطلاع رساني و ايجاد درآمد از فروش اطلاعات موجود

...